Gazi Eğitim Enstitüsü (1926 - 1980) ve Gazi Yüksek Öğretmen Okulu (1980 - 1982) Bitirme Tezleri olarak; Gazi Eğitim Fakültesi (1982) Kütüphanesi’nden Gazi Üniversitesi Merkez Kütüphanesi'ne devredilen 1940 – 1970 yılları arasında lisans düzeyinde bitirme ödevi niteliği taşıyan ‘El Yazması Tezler’ kapsamında yer alan bir koleksiyondur. Bu Koleksiyonda şehircilik, mimarlık, resim, heykel, elişi, kent tarihi, kent sosyolojisi vb. konularda 1.592 adet eser barındırılmaktadır.
Dijital arşiv sistemimizde yer alan arşiv niteliği taşıyan tezler ilk iş olarak listelendi ve kayıt altına alındı. Daha sonra sayısallaştırılması aşamasında uluslararası standartlara uygun bir dijitalleştirme işlemi yapmak için araştırmalar yapıldı. Dijitalleştirilme sürecinde uluslararası sayısallaştırma standartlarına uygun, yüksek çözünürlüklü, ciltli eserlere zarar vermeden tarama işlemlerini sağlayacak cihazlar bu dijitalleştime işi kapsamında kullanıldı. Taranılan bu ciltler çeşitli proseslerden geçtikten sonra son kontrolleri de yapılarak pdf formatında kullanıcıya sunulmak üzere hazır hale getirildi.
Tarama işlemleri devam ederken yazılım temini ve özellikleri ile ilgili gerekli araştırmalar yapıldı. Dublin Core standard veri giriş sağlayan ve harmanlama protokolüne [Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)] uyumluluk sağlayan teknik alt yapı ve uygulanacak standartlar, yöntemler önceden belirlenmiştir. Yazılım ve alt yapı değerlendirmesinin tamamlanmasının ardından taranan tezlerin verilerinin girilmesi aşamasına geçilmiştir.
Verilerin girilmesi esnasında üst veri (metadata) için Dublin Core standardına uygun tanımlamalar gerçekleştirildi. Arşiv programına yüklenen materyaller harmanlama protokolü, yani Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) aracılığıyla paylaşıma uygun olarak tasarlandı.
Dijitalleştirme işlemi hizmet alımı yapılarak firmanın bünyesinde bulunan Book2Net marka taracılığıyla ile gerçekleştirilmiştir.
• Cihaz aracılığı ile A2 boyutuna kadar uyumlu tüm materyaller taranmıştır.
• Sayısallaştırma işlemi 300 dpi çözünürlükte ve TIFF formatında yapılmıştır.
• Taramalar 3 kopya halinde serverlarda ve disklerde saklanmaktadır.
1. Kopya: taramanın ham hali, master kopya TIFF formatında tutulmaktadır.
2. Kopya: taramanın düzenlenmiş, rötuş işlemi yapılmış hali JPEG formatında tutulmaktadır.
3. Kopya: Kullanım kopyası, dijital koleksiyonlar web sayfasında yer alan görsel malzemeler PDF formatındadır.